Saber como planejar sua rotina de trabalho é algo que diz muito mais sobre a sua vida profissional do que você imagina. Embora muitos ainda precisem ser arrastados para trabalhar, outros conseguem ter resultados dobrados em metade do tempo.
Seja por conta de uma curiosidade, motivação espontânea ou até mesmo se deparando em cursos para horas complementares de temas como Agile e Scrum, ser mais produtivo é algo essencial como citado por Gabriela Botelho em suas paletas de cores.
Mas não tem como ter uma ótima produtividade sem saber como se planejar, não é mesmo? Então separei aqui alguns passos básicos que vão te mostrar como alcançar a excelência na organização pessoal.
Vamos conferir?
Passos para planejar sua rotina de trabalho
Primeiramente eu gostaria de dizer que estes são passos introdutórios. Ações fundamentais para que você consiga ter resultados de verdade. Entretanto, existem ótimas opções para ir além, tudo depende do quanto você quer se dedicar.
Se após ler este conteúdo você ainda estiver querendo mais, então basta entrar em contato nos comentários que adorarei criar uma parte 2, ok?
1 – Comece separando tudo o que você precisa fazer
Então, para começar a atacar as suas tarefas, é importante ter em mente tudo o que precisa ser feito. É muito comum que a rotina de alguém atarefado acabe soterrando um ou mais compromissos com muita facilidade.
Por isso crie uma lista, pode ser em Word, Google Docs ou até mesmo em uma folha de papel. O importante é só parar quando você estiver certo de que tudo o que precisava ser feito está lá!
2 – Coloque as tarefas em lista de prioridade
Agora que você já tem as suas responsabilidades em mãos, está na hora de listar quem vai cair primeiro. Por mais que algumas tarefas tenham horários fixos por natureza, como por exemplo as reuniões, as outras costumam ser postergadas ao máximo.
E lembre-se, procrastinação é a inimiga número 1 da produtividade. Se você quer realmente ter resultados, então vai precisar dar o seu melhor para não perder tempo com coisas banais.
Separe sua lista em níveis de prioridade que podem ir de 1 até 5, e lembre-se de executar primeiro os mais importantes.
3 – Crie uma grade de horários
Agora que você já tem definidas as prioridades, é importante criar um quadro que dividirá as suas ações em períodos de tempo específicos. O ideal é criar algo bem preciso, como por exemplo, separando quadros de horário divididos de 15 em 15 minutos.
Isto permite uma personalização mais precisa de acordo com as necessidades da pessoa.
Entretanto, é justo dizer que também é possível ganhar mais foco fazendo quadros que separem os horários em 30 minutos.
O Excel é uma excelente ferramenta para executar esta ação, junto principalmente ao Google Spreadsheets.
E se possível, é interessante imprimir a página e fixar na parede ou em algum lugar visível para que você fique atento às tarefas do dia.
4 – Utilize o sistema Pomodoro
O sistema Pomodoro é sem dúvida nenhuma a ferramenta mais eficaz para foco e produtividade até o momento. Com ela você fará intervalos de 25 minutos de foco total, concentrado 100% na sua tarefa.
Depois irá alternar o espaço de 5 minutos para fazer o que quiser. Lembrando que são só 5 minutos.
Desta forma, você se sente bem mais livre e motivado a seguir o que foi programado para o dia. E depois de 3 ou 4 ciclos, pode fazer uma pausa maior de mais ou menos 15 minutos.
Existem várias ferramentas, a maioria gratuitas, que farão com que você consiga ter o melhor controle destes ciclos.
5 – Faça uma revisão
Ao final do primeiro dia, e também da primeira semana, veja exatamente como funcionou esta sua nova organização de rotina. Veja o que precisa ser trocado de horário e o que deu realmente certo.
Lembre-se que tarefas que exigem mais concentração são preferencialmente feitas no início do dia. Desta forma, você consegue contar com todo o seu vigor e disposição.
Entretanto, não tenha medo de fazer mudanças um pouco bruscas. A tendência é que com o tempo você se ajuste à melhor rotina para ter resultados.
6 – Separe um tempo para auto aprimoramento
Um dos grandes problemas da sociedade moderna é que raramente separamos tempo para nos melhorar. Com um trabalho constante, mesmo que pequeno. É possível conseguir alcançar retornos dos nossos esforços de maneira a melhorar constantemente.
E não há a necessidade de gastar muito tempo. 30 minutos por dia, todos os dias, separado na sua agenda para aprimoramento profissional, é realmente o que nós desejamos para ter uma excelente saída.
Lembrando que você ainda pode contar com certificações que serão úteis no currículo.
7 – Entenda realmente o que é uma emergência
Problemas repentinos acontecem, isto é um fato. Nem sempre a vida é um mar de rosas perfeito e muitas coisas podem acontecer. E claro, quando algo sai do planejado é normal que todas as outras coisas acabem desandando junto.
Por isso é muito importante reconhecer o que é uma emergência quando ela acontece. Muitas pessoas, infelizmente, irão encontrar dificuldades para realizar suas tarefas em ordem exatamente porque tudo parece ter um senso de urgência gigantesco. Entretanto, não é assim que as coisas funcionam.
Saiba o que pode ou não ser adiado, afinal de contas, muitos podem esperar que você tenha como resolver o problema outra hora. Se você focar só em apagar incêndios, dificilmente terá tempo para restaurar a outra parte do imóvel que foi danificada.
Considerações finais
Realmente não é fácil criar toda uma estrutura para organizar seu dia de trabalho. A maioria das coisas neste ponto vêm com o hábito, mas é justo dizer que você consegue sim ter bons resultados ao se esforçar.
Fazer cursos online na área de produtividade e organização também é uma excelente saída para ter uma organização perfeita, e garante que você consiga sempre ter novos insights sobre como conseguir melhorar.
Mas se precisar de uma mãozinha, sem problemas, estou à disposição para tirar dúvidas ou mesmo dar indicações para o seu sucesso, ok?
Até a nossa próxima dica!
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Certificado Cursos Online, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre cursos, educação e diversos segmentos.
